Trong quá trình vận hành và phát triển, mỗi doanh nghiệp đều nhận ra tầm quan trọng của việc xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu khách hàng (CRM). Tùy thuộc vào quy mô và nguồn lực, mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn những cách thức quản lý riêng. Đối với những doanh nghiệp nhỏ SME, phần lớn đều lựa chọn phương pháp quản lý khách hàng bằng google sheet. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng có thể khai thác triệt để những tính năng mà ứng dụng có sẵn này cung cấp. Bài viết sẽ giúp cung cấp thêm tới bạn đọc những kỹ năng toàn diện để có thể áp dụng phương pháp quản lý khách hàng bằng google sheet hiệu quả, logic và chuyên nghiệp.
1. Phân tích yêu cầu bài toán xây dựng hệ thống quản lý khách hàng bằng Google Sheet
Trước khi tiến hành quản lý, bản thân người quản lý hoặc doanh nghiệp cần phải định hướng được mục tiêu của việc xây dựng hệ thống này. Doanh nghiệp có định hướng mục tiêu đồng nghĩa với việc có câu trả lời rõ ràng cho những câu hỏi sau.
– Bạn cần lưu trữ và quản lý những thông tin gì về khách hàng. Thống kê chi tiết và đầy đủ các trường thông tin cần dùng.
– Phân loại, những trường thông tin nào bạn có thể được cấu hình tự động từ hệ thống, đâu là những trường thông tin cần phải cập nhật dữ liệu thủ công (nhập liệu).
– Bạn cần tổng hợp những thông tin gì cho báo cáo tổng hợp định kỳ. Các số liệu, chỉ số mà bạn quan tâm nhất khi đọc báo cáo.
2. Thực hiện cấu trúc các thông tin dữ liệu
Sau khi xác định được trường nào là những trường dữ liệu có thể định nghĩa, các bạn cần thiết lập sheet riêng để lưu trữ chúng. Tuy nhiên sau này hệ thống vận hành, bạn sẽ phải điều chỉnh định nghĩa này khi phát sinh thêm dữ liệu mới.
Thiết lập đầy đủ và chi tiết toàn bộ các trường thông tin đã xác định liên quan tới khách hàng. Tùy thuộc vào ngành nghề/dịch vụ kinh doanh để xác định những trường thông tin cần thiết. Cơ bản sẽ bao gồm các trường sau: Ngày ghi nhận/ Họ và Tên/ SĐT/ Email/ Địa chỉ/ Nguồn/ Dịch vụ sử dụng/ Đơn giá/ ….
3. Tiến hành xây dựng hệ thống chi tiết
Hệ thống đầy đủ của việc quản lý khách hàng bằng google sheet sẽ bao gồm các sheet sau: 1 Sheet Data để lưu trữ dữ liệu được định nghĩa; 1 Sheet CRM để lưu trữ toàn bộ thông tin định nghĩa về khách hàng đó.
4. Kết nối Google Sheet với Google Data Studio để truy xuất hệ thống báo cáo
Bước 1: Để có thể bắt đầu kết nối bạn cần tạo nguồn dữ liệu mới và kết nối nó với Google Sheet. Sau đó bạn click vào dấu + trên dashboard chính của Google data studio và chọn Data source, sau đó kéo xuống tìm đến mục Google sheets.
Bước 2: Chọn trình kết nối dữ liệu Google sheets và cấp quyền cho tài khoản.
Bước 3: Kết nối Google sheets với Google data studio theo một trong 3 cách sau: Chọn Google sheets có liên quan từ danh sách các sheets đã lưu; URL của bảng tính; Thông qua trình khám phá Google Drive
Lưu ý trước khi thực hiện kết nối, bạn cần kiểm tra 2 thông tin quan trọng sau:
– Dữ liệu trong Google sheets đã đúng định dạng chưa? Nếu không đúng Google data studio sẽ không cung cấp cho bạn tùy chọn để chọn loại dữ liệu.
– Kiểm tra xem Google data studio có tính ‘tổng’, ‘trung bình’ hoặc ‘đếm’ các giá trị trong các cột yêu cầu các hàm này không?
Bước 4: Cuối cùng bạn chỉ cần click chọn data visualization từ menu thả xuống, bạn sẽ thấy từ tab data rằng các dimension và metric hiện có sẵn để sử dụng trong báo cáo của bạn.
Bước 5: Xem và xuất báo cáo. Để xem bản xem trước của báo cáo, hãy chọn nút ‘View’ ở góc trên cùng bên phải của trang