Mặc dù đứng trên cương vị của người mua hàng, doanh nghiệp sẽ có nhiều ưu thế trong việc thương thảo và ký kết hợp đồng. Tuy nhiên việc duy trì mối quan hệ tốt đẹp và bền vững với nhà cung cấp cũng là một công việc cần thiết. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những doanh nghiệp sản xuất. Nhà cung cấp nguyên vật liệu cho bộ phận mua hàng chính là đầu mối quan trọng ảnh hưởng tới tiến độ sản xuất cũng như chất lượng sản phẩm. Vì vậy mỗi doanh nghiệp cần thiết lập một quy trình quản lý nhà cung cấp chặt chẽ để hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao.
Quy trình quản lý nhà cung cấp trong doanh nghiệp sẽ trải qua 4 bước quan trọng.
1. Đánh giá được mức độ quan trọng của từng nhà cung cấp đối với doanh nghiệp
Thông qua việc phân loại nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ đánh giá được tầm quan trọng và mức độ cần thiết để có phương hướng quản lý hiệu quả. Đây được gọi là phân khúc nhà cung cấp.
Mô hình ma trận các doanh nghiệp dùng để phân khúc nhà cung cấp phổ biến sau:
- Trục “Mức độ phụ thuộc” thể hiện sự phụ thuộc của công ty đối với nhà cung cấp. Mức độ này là thấp nếu như công ty dễ dàng tìm được nhà cung cấp khác sẵn sàng thay thế trên thị trường. Mức độ này đạt cao, nếu như không có nhiều sự lựa chọn nhà cung cấp thay thế trên thị trường.
- Trục “Mức độ Tác động” là sự đo lường dựa trên chi phí phải cho nhà cung cấp và mức độ quan trọng với hoạt động kinh doanh của công ty.
Dựa trên sự đánh giá, bạn sẽ biết được mức độ quan trọng của từng nhà cung cấp với mình và xác định được việc xây dựng mối quan hệ ở mức độ nào.
2. Xác định vai trò của bạn trong việc thiết lập mối quan hệ với nhà cung cấp
Có những nhà cung cấp, để quản lý hiệu quả, bạn cần thiết lập mối quan hệ ở nhiều cấp. Vì vậy, bản thân người lãnh đạo cần có sự phân bổ nhân sự phù hợp và hiệu quả.
3. Nắm rõ hợp đồng ký kết với nhà cung cấp.
Hợp đồng là cơ sở và kim chỉ nam trong tất cả mọi hoạt động tương tác giữa nhà cung cấp và công ty. Vì vậy việc nắm rõ nội dung và điều khoản hợp đồng ký kết là quyền lợi và nghĩa vụ của cả 2 bên. Từ đó bạn phải rà soát và nắm bắt được những thuận lợi và khó khăn đối với công ty mình. Trong quá trình làm việc, nếu như nắm rõ hợp đồng bạn sẽ thể hiện chiếm được ưu thế so với đối tác bởi sự tự tin và chính xác trong lời nói và thông tin đưa ra của mình.
4. Quản lý nhà cung cấp hiệu quả
Để quản lý hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng cho mình một bộ tiêu chí phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh và vận hành của mình. Bộ tiêu chí đấy cần thiết lập dựa vào thực tế chứ không thể xây dựng trên lý thuyết vì vậy sẽ không có bất kỳ biểu mẫu chung nào dành cho các doanh nghiệp.
Để việc quản lý nhà cung cấp đạt hiệu quả cao, mỗi cán bộ phụ trách cần có 3 kỹ năng cơ bản về: Giao tiếp, Kiến thức thị trường và Chuyên môn về hợp đồng thương mại.
Ứng dụng phần mềm mua hàng vào công tác quản lý nhà cung cấp đã và đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiệu quả, góp phần tiết kiệm thời gian và công sức thủ công của nhân sự. Phần mềm tự động hỗ trợ các vấn đề sau:
– Thông tin, đánh giá nhà cung cấp, theo dõi công nợ, bù trừ công nợ.
– Quản lý hợp đồng từ khâu báo giá, tiến độ thực hiện đến quá trình thanh toán diễn ra như thế nào.
– Quản lý được báo giá của các nhà cung cấp trên hệ thống, có những báo cáo, phân tích so sánh về giá cả của các nhà cung cấp để có lựa chọn phù hợp.
– Có thể xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư dự án và toàn công ty.