Không giống như các ngành nghề khác, trong cơ cấu phòng ban của lĩnh vực khách sạn, bộ phận sales và marketing thường gắn liền hoặc gộp chung cùng nhau. Các chuyên gia trong ngành cho rằng: Trong ngành dịch vụ lưu trú, Sales và Marketing không thể tách rời. Đặc thù của ngành là các thông tin về sản phẩm và dịch vụ cung cấp liên tục có sự thay đổi tình trạng phụ thuộc vào tình hình của khách hàng. Vì vậy 2 bộ phận này phải được cập nhật và trao đổi thông tin một cách nhanh chóng và kịp thời để bổ trợ nhau. Có như vậy quá trình kinh doanh mới diễn ra suôn sẻ và hiệu quả nhất.
1. Sơ đồ tổ chức của bộ phận Sales và Marketing trong khách sạn
Tùy thuộc vào quy mô lớn nhỏ mà mỗi doanh nghiệp sẽ xây dựng một sơ đồ tổ chức phù hợp nhất với đơn vị mình. Bên dưới đây, chúng tôi xin giới thiệu một sơ đồ tổ chức chuẩn dành cho quy mô khách sạn 5 sao quốc tế tại các thành phố lớn. Mời bạn đọc tham khảo và áp dụng.
CÁC NHÁNH TRONG PHÒNG SALES & MARKETING
Các section trong bộ phận Sales & Marketing gồm có: Corporate Sales, MICE, Events, Event Planning, Leisure/ Wholesale, Marketing, Reservation và Revenue.
Trong cơ cấu tổ chức của một số khách sạn Revenue team không nằm trong Sales & Marketing mà trực thuộc Executive Office. Ở một số khác, Revenue sẽ thuộc Sales & Marketing và báo cáo trực tiếp cho Director of Sales & Marketing.
>>> Giá trị khách hàng là gì? Cách tạo ra giá trị khách hàng
THÔNG TIN VỀ CÁC VỊ TRÍ QUẢN LÝ & REPORTING LINE
Reporting line được hiểu là cấp bậc báo cáo. Director of Sales and Marketing có tên chuyên ngành viết tắt là DOSM, đây là big boss của bộ phận sales và marketing trong khách sạn. Đây là người chịu trách nhiệm về doanh thu của cả khách sạn, có vai trò vô cùng quan trọng.
Dưới DOSM là quản lý của từng section, chức danh của những vị trí này có thể khác nhau theo từng giai đoạn phát triển có thể được gọi là manager hoặc leader…
SỐ LƯỢNG NHÂN SỰ
Khi sơ đồ tổ chức là không cố định, thì hiển nhiên số lượng nhân viên của bộ phận Sales và Marketing trong mỗi khách sạn cũng sẽ khác nhau. Số lượng này sẽ phụ thuộc vào quy mô của khách sạn. Với một quy mô của khách sạn 5 sao có 500 phòng thì số lượng nhân sự cho bộ phận này rơi vào tầm 30 người, kể cả team Revenue.
2. Công việc chính của bộ phận Sales & Marketing trong khách sạn:
Cũng tương tự trong các doanh nghiệp khác, bộ phận Sales & Marketing trong khách sạn cũng sẽ đảm nhiệm các tiêu chí về doanh số, hình ảnh, truyền thông của khách sạn. Chi tiết công việc cụ thể của bộ phận này bao gồm:
- Lên kế hoạch và triển khai thực hiện các công việc liên quan đến hoạt động quảng bá thương hiệu khách sạn, các chương trình quảng cáo dịch vụ của khách sạn.
- Tư vấn, đàm phán, thuyết phục và ký kết hợp đồng sử dụng dịch vụ trực tiếp với khách hàng.
- Thực hiện tìm kiếm, khai thác và phát triển khách hàng từ các nguồn khác nhau. Chủ động liên hệ với khách hàng tiềm năng để giới thiệu các dịch vụ, ưu điểm và đãi ngộ của nhà hàng, khách sạn.
- Quản lý dữ liệu khách hàng, chủ động thực hiện các công việc liên quan tới chăm sóc khách hàng.
- Thiết kế: Banner, tờ rơi, cataloge, hồ sơ, brochure,… Chụp ảnh, viết bài các hoạt động, dịch vụ của nhà hàng khách sạn và thường xuyên cập nhật tới khách hàng.
Tham khảo: